ثبت تمام اطلاعات زائرین در کاروانها و رعایت تمامی دستورالعملها الزامی است .
در روز یکشنبه مورخ 28/2/1393 ساعت 10 صبح جلسه هماهنگی مدیران حج تمتع با حضور مدیریت حج وزیارت استان ، دکتر شمشادی نماینده هیات پزشکی استان و همچنین حضرت حجت الاسلام نعیمی نماینده بعثه مقام معظم رهبری در استان برگزار شد. در این جلسه محمد آزاد مدیر حج وزیارتاستان درخصوص انتخاب عوامل وفق دستورالعملهای سازمان و اینکه تقاضای استثناء نشود - اعلام برنامه های آموزشی زائرین - تکمیل اطلاعات زائرین بصورت دقیق در سیستم حج تمتع - درخواست جهت تهیه جامه دان زائرین - آمادگی جهت برگزاری آزمون حج تمتع - جذب سهمیه های خانواده معزز شهدا - و همچنین در خصوص نداشتن هیچ گونه ظرفیت اضافی در کاروانها توضیحات جامه ای دادند در ادامه دکتر شمشادی نماینده هیات پزشکی در خصوص چگونگی انتخاب پزشک کاروانها - نحوه معاینه زائرین توسط پزشکان و تذکراتی در خصوص ویروس کرنا و چگونگی مقابله با آن و همچنین داروهای مجاز و غیر مجاز که می بایست توسط زائرین به عربستان برده شود تذکراتی دادند در پایان حضرت حجت الاسلام و المسلمین نعیمی نماینده بعثه مقام معظم رهبری در خصوص چگونگی انتخاب روحانی ، معین و معینه کاروانها و مسائل اعتقادی این سفر معنوی ارائه نمودند جلسه در ساعت 12 باتمام رسید.